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Vorlage

Einladung zum Vorstellungsgespräch beim Kunden: Vorlagen für Personalberater

5 Vorlagen ·

Der Kunde will den Kandidaten kennenlernen, jetzt muss der Termin stehen. Als Personalberater sitzen Sie dabei in der Mitte: Die Zeiten kommen vom Kunden, die Fragen vom Kandidaten, und eine unvollständige Einladung führt zu drei weiteren Mails. Die Vorlagen unten gibt es per Sie und per Du, Kurzfassungen stehen in der Vorlagen-Bibliothek. Wenn Sie solche Mails in Outlook ablegen wollen, hilft der Ratgeber Outlook-Vorlagen.

[…] Gelb markiert: hier setzen Sie Ihre Angaben ein.

Was in die Einladung gehört

  • Datum, Uhrzeit und Dauer. Zwei Termine zur Wahl, wenn der Kunde sie hergibt.
  • Ort oder Link. Bei Terminen vor Ort die Adresse, das Gebäude und wo man sich meldet.
  • Wer dabei ist. Namen und Funktionen, damit sich der Kandidat vorbereiten kann.
  • Ablauf. Fachgespräch, Fallstudie, Rundgang, und ob etwas mitzubringen ist.
  • Fahrtkosten. Ob und wie der Kunde sie übernimmt.
  • Ihre Nummer. Für Verspätungen und Fragen am Tag selbst.

Fünf Vorlagen für Einladung und Termin

Vorlage 1: Terminvorschlag des Kunden
Guten Tag Frau [Nachname], gute Nachrichten: [Ansprechperson, Funktion] möchte Sie gern persönlich kennenlernen. Zur Wahl stehen - [Tag, Datum, Uhrzeit] - [Tag, Datum, Uhrzeit] Das Gespräch dauert etwa [Dauer] und findet [vor Ort in Ort / per Video] statt. Welcher Termin passt Ihnen? Sobald ich Ihre Antwort habe, schicke ich Ihnen alle Einzelheiten. Viele Grüße [Ihr Name]

Vorlage 2: Bestätigung für ein Gespräch vor Ort
Guten Tag Herr [Nachname], Ihr Termin steht: - [Tag, Datum], [Uhrzeit], Dauer etwa [Dauer] - [Adresse], [Gebäude oder Etage], am Empfang nach [Name] fragen - Gesprächspartner: [Name, Funktion] und [Name, Funktion] - Ablauf: [z. B. „Gespräch über Ihren Werdegang, danach eine kurze Fallstudie“] [Hinweis zu Parken oder Anfahrt.] Die Fahrtkosten übernimmt [Kunde] [nach Beleg / bis Betrag]. Ich rufe Sie am Vortag kurz zur Vorbereitung an. Am Tag selbst erreichen Sie mich unter [Telefonnummer]. Viele Grüße [Ihr Name]

Vorlage 3: Video-Interview
Guten Tag Frau [Nachname], hier die Einzelheiten zu Ihrem Gespräch mit [Ansprechperson, Funktion]: - [Tag, Datum], [Uhrzeit], etwa [Dauer] - Link: [Link], [Programm, z. B. Teams], ohne Installation im Browser - Dabei sind außerdem [Name, Funktion] Falls die Technik hakt, rufen Sie mich unter [Telefonnummer] an, ich sage dem Kunden Bescheid. Viele Grüße [Ihr Name]

Vorlage 4: Einladung zur zweiten Runde
Guten Tag Herr [Nachname], das erste Gespräch ist gut angekommen, besonders [konkreter Punkt]. [Kunde] möchte Sie zu einer zweiten Runde einladen, diesmal mit [Name, Funktion]. Geplant sind [Ablauf, z. B. „ein Gespräch mit dem Team und eine Präsentation zu Ihrem Vorgehen in den ersten 100 Tagen“]. Zur Wahl stehen [Termin 1] und [Termin 2]. Wollen wir vorher kurz telefonieren, damit Sie wissen, worauf es diesmal ankommt? Viele Grüße [Ihr Name]

Vorlage 5: Der Kunde muss verschieben
Guten Tag Frau [Nachname], leider muss [Kunde] den Termin am [Datum] verschieben, [Grund, falls bekannt, z. B. „Herr Meier ist kurzfristig auf Dienstreise“]. Das hat nichts mit Ihnen zu tun, das Interesse ist unverändert. Neu vorgeschlagen sind [Termin 1] und [Termin 2]. Entschuldigen Sie die Umstände. Viele Grüße [Ihr Name]

Fahrtkosten klären

Wer zum Vorstellungsgespräch einlädt, muss in Deutschland nach ständiger Rechtsprechung die Vorstellungskosten erstatten, wenn er das nicht vorher ausdrücklich ausschließt (Grundlage ist § 670 BGB). Eingeladen wird im Namen Ihres Kunden. Klären Sie deshalb im Briefing, ob und bis zu welchem Betrag er Fahrt und Übernachtung zahlt, und schreiben Sie es in die Einladung. Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung.

Wenn der Kandidat nicht antwortet

Kommt auf den Terminvorschlag nichts, fassen Sie nach zwei Werktagen einmal nach, im selben Verlauf und mit den Terminen noch einmal darin. Danach rufen Sie an. Abstände und Vorlagen stehen im Ratgeber Nachfassen. Und wenn der Kunde nach dem Gespräch absagt, hilft der Ratgeber Absagen.

Jede Mail aus dem Verlauf mit dem Kandidaten

Die Einladung ist meist der einfache Teil. Danach fragt der Kandidat nach Parkplätzen, nach dem Team oder ob es auch eine Woche später ginge. LetterForge schreibt diese Antworten aus dem Verlauf mit ihm, mit der Stelle und Ihren Notizen, und Sie senden aus Ihrem eigenen Mailprogramm. Wie das aussieht, zeigt die Demo. Die App erscheint in Kürze: Preise, Warteliste und wie LetterForge mit der KI-Verordnung umgeht.

Auf die Warteliste

Häufige Fragen

Wer lädt ein, der Personalberater oder der Kunde?
In der Regel der Personalberater im Namen des Kunden. Er kennt den Kandidaten, bündelt die Rückfragen und bekommt mit, wenn etwas hakt.
Muss der Kunde die Fahrtkosten erstatten?
In Deutschland nach ständiger Rechtsprechung ja, wenn er zum Gespräch einlädt und die Erstattung nicht vorher ausschließt. Klären Sie das im Briefing und schreiben Sie es in die Einladung.
Wie viel Vorlauf braucht eine Einladung?
Ein Kandidat in fester Stelle braucht meist einige Tage, um sich freizunehmen. Zwei Termine zur Wahl, mindestens zwei bis drei Werktage im Voraus, ersparen Ihnen viel Hin und Her.

Quellen

  1. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), § 670 Ersatz von Aufwendungen. https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__670.html (abgerufen am 20.10.2026)

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