Outlook-Vorlagen und Textbausteine für Personalberater
Eingangsbestätigung, Terminvorschlag, Unterlagen anfordern, Absage nach dem Erstgespräch: Ein großer Teil der Kandidatenmails sagt jede Woche dasselbe. Outlook kann diese Texte speichern, auf drei verschiedene Arten, je nach Version. Dieser Ratgeber zeigt, welche Art wofür taugt, wie Sie sie anlegen und welche zehn Bausteine sich im Alltag eines Personalberaters lohnen.
Welche Outlook-Funktion wofür
Funktion
Speichert
Gut für
Wo verfügbar
E-Mail-Vorlage
eine ganze Mail mit Betreff, Text und Anhang
Terminbestätigung mit Anfahrt, Unterlagen-Checkliste
Outlook klassisch (.oft), neues Outlook, Web, Mac
Schnellbausteine
einen Textblock an der Stelle des Cursors
Absätze, die Sie in jede Antwort einbauen
Outlook klassisch, laut Microsoft inzwischen auch neues Outlook
Meine Vorlagen
kurze Texte in einem Seitenbereich
Standardsätze auf mehreren Geräten
neues Outlook, Web, klassisch und Mac mit Microsoft 365 bzw. Exchange
Signatur
Gruß und Kontaktdaten
nur dafür
überall
Für Personalberater sind meist zwei Dinge nützlich: wenige ganze Vorlagen für Mails, die wirklich gleich sind, und Bausteine für die Absätze, die in viele Antworten passen.
Outlook klassisch: Vorlage als .oft-Datei anlegen
Neue E-Mail öffnen, Betreff und Text schreiben, die Platzhalter in [eckigen Klammern].
Datei › Speichern unter, bei Dateityp Outlook-Vorlage wählen, einen Namen vergeben, speichern.
Outlook legt die Datei in C:\Benutzer\[Name]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates ab. Zum Verwenden: Start › Neue Elemente › Weitere Elemente › Formular auswählen, unter „Suchen in“ Benutzervorlagen in Dateisystem wählen und die Vorlage öffnen. Was Sie dann in der Mail ändern, ändert die Vorlage nicht. Wollen Sie die Vorlage selbst ändern, speichern Sie sie neu.
Der Weg über „Formular auswählen“ ist lang. Wer eine Vorlage oft braucht, nimmt besser die Funktion E-Mail-Vorlage auf der Registerkarte „Nachricht“, die es mit Microsoft 365 auch im klassischen Outlook gibt.
Schnellbausteine für kurze Textbausteine
Für Absätze statt ganzer Mails sind Schnellbausteine praktischer:
Text in einer Mail markieren.
Einfügen › Schnellbausteine › Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern.
Einen Namen vergeben, den Sie wiedererkennen, etwa „Termin Sie“.
Eingefügt wird über Einfügen › Schnellbausteine und einen Klick auf den Baustein, an der Stelle, an der der Cursor steht. Microsoft beschreibt auch, wie man Bausteine über eine gemeinsame Outlook-Vorlage an Kollegen weitergibt.
Neues Outlook, Outlook im Web und Mac
Im neuen Outlook und im Web speichern Sie eine Mail über Nachricht › E-Mail-Vorlage und öffnen sie später über Start › Neue › E-Mail aus Vorlage. Kurze Texte legen Sie über Nachricht › Meine Vorlagen › + Vorlage an. Beides setzt ein Microsoft-365-Abo voraus. Fehlt „Meine Vorlagen“, hat Ihre IT Add-ins abgeschaltet. Vorhandene .oft-Dateien aus dem klassischen Outlook lassen sich unter Einstellungen › E-Mail-Vorlagen › Hinzufügen übernehmen.
Auf dem Mac: Mail markieren, Datei › Als Vorlage speichern. Eine neue Mail daraus entsteht über Datei › Neu › E-Mail aus Vorlage.
Zehn Textbausteine für Kandidatenmails
Diese zehn Bausteine decken die Sätze ab, die Personalberater am häufigsten tippen. Sie sind bewusst kurz, damit sie in eine Antwort passen, statt sie zu ersetzen. Längere Vorlagen für ganze Mails finden Sie in der Vorlagen-Bibliothek und für Einladungen auf der Seite Einladung zum Vorstellungsgespräch.
Baustein 1: Eingangsbestätigung
vielen Dank für Ihre Unterlagen. Ich sehe sie mir bis [Tag] genau an und melde mich dann bei Ihnen.
danke für deine Unterlagen. Ich schaue sie mir bis [Tag] an und melde mich dann.
Baustein 2: Unterlagen anfordern
Damit ich Sie bei [Kunde] vorstellen kann, bräuchte ich noch Ihren aktuellen Lebenslauf und, falls vorhanden, das letzte Arbeitszeugnis.
Für die Vorstellung bei [Kunde] bräuchte ich noch deinen aktuellen Lebenslauf und, wenn du hast, dein letztes Zeugnis.
Baustein 3: Terminvorschlag
Zur Auswahl stehen [Tag, Uhrzeit] und [Tag, Uhrzeit], jeweils etwa [Dauer] per [Telefon / Video]. Welcher Termin passt Ihnen?
Wie wäre [Tag, Uhrzeit] oder [Tag, Uhrzeit], etwa [Dauer] per [Telefon / Video]?
Baustein 4: Video-Link
Hier der Link für unser Gespräch: [Link]. Falls die Verbindung nicht klappt, rufe ich Sie unter [Telefonnummer] an.
Hier der Link: [Link]. Wenn die Verbindung hakt, rufe ich dich unter [Telefonnummer] an.
Baustein 5: Gehaltsspanne
Unser Kunde hat für die Position [X] bis [Y] Euro brutto im Jahr vorgesehen. Wo Sie darin liegen, hängt vor allem von [Kriterium] ab.
Die Spanne liegt bei [X] bis [Y] Euro brutto im Jahr, je nach [Kriterium].
Baustein 6: Profil liegt beim Kunden
Ihr Profil liegt seit heute bei [Ansprechperson]. Ich rechne mit einer Rückmeldung bis [Tag] und melde mich dann, auch wenn es noch dauert.
Dein Profil ist seit heute bei [Ansprechperson]. Bis [Tag] sollte ich etwas hören, ich melde mich so oder so.
Baustein 7: Kündigungsfrist erfragen
Damit ich mit dem Kunden planen kann: Welche Kündigungsfrist haben Sie aktuell?
Kurze Frage für die Planung: Wie lang ist deine Kündigungsfrist?
Baustein 8: Datenschutzhinweis mit Link
Wie ich mit Ihren Daten umgehe, lesen Sie hier: [Link zu den Datenschutzhinweisen].
Wie ich mit deinen Daten umgehe, steht hier: [Link zu den Datenschutzhinweisen].
Baustein 9: Einverständnis für den Talent-Pool
Darf ich Ihr Profil bis [Datum] speichern und Sie bei passenden Positionen wieder ansprechen? Ein kurzes „Ja“ genügt, widerrufen können Sie jederzeit.
Darf ich dein Profil bis [Datum] speichern und mich bei Passendem wieder melden? Ein kurzes „Ja“ reicht, widerrufen geht jederzeit.
Baustein 10: Abwesenheit
Ich bin bis [Datum] nicht im Büro. In dringenden Fällen erreichen Sie [Name] unter [Telefonnummer].
Ich bin bis [Datum] weg. Wenn es eilt, erreichst du [Name] unter [Telefonnummer].
Der Datenschutzhinweis in Baustein 8 ersetzt keine vollständigen Hinweise nach Art. 13 oder 14 DSGVO. Muster dafür stehen in der Bibliothek und sollten vor dem Einsatz geprüft werden.
Platzhalter und Pflege im Team
Outlook füllt keine Platzhalter aus. Schreiben Sie sie deshalb in [eckigen Klammern], die fallen beim Lesen vor dem Senden auf. Ein vergessenes „[Kunde]“ in einer Mail an einen Kandidaten ist peinlich, ein falscher Kundenname schlimmer.
Arbeiten Sie zu mehreren, legt eine Person die Vorlagen fest und gibt sie weiter, als .oft-Dateien in einem gemeinsamen Ordner oder über eine Outlook-Vorlage mit den Schnellbausteinen. Ein Namensschema hilft beim Finden: „Termin Sie“, „Termin Du“, „Absage Erstgespräch Sie“. Einmal im Quartal gehört alles auf den Prüfstand, sonst bemerkt den alten Datenschutzlink oder den Namen eines Kollegen, der längst weg ist, als Erstes ein Kandidat.
Wann Vorlagen nicht reichen
Vorlagen sind gut für Nachrichten, die wirklich gleich sind. Schwierig wird es, wenn der Kandidat etwas fragt, das sich auf das letzte Gespräch bezieht, oder wenn die Antwort Spanne, Kündigungsfrist und den Stand beim Kunden zusammenbringen muss. Dann wird aus „Vorlage einfügen“ schnell „Vorlage einfügen und zur Hälfte umschreiben“. Wie sich Vorlagen, ChatGPT und LetterForge dabei unterscheiden, steht im Vergleich.
Mit LetterForge
LetterForge schreibt die Antwort aus dem Verlauf mit dem jeweiligen Kandidaten, mit der Stelle und Ihren Notizen, und öffnet den Entwurf in Outlook klassisch, Apple Mail oder Thunderbird. Gesendet wird von Ihrer Adresse, erst wenn Sie auf Senden klicken. Das neue Outlook liest LetterForge noch nicht. Wie das aussieht, zeigt die Demo. Die App erscheint in Kürze: Preise, Warteliste und wie LetterForge mit der KI-Verordnung umgeht.
Das klassische Outlook legt .oft-Dateien im Ordner Templates unter AppData\Roaming\Microsoft in Ihrem Benutzerverzeichnis ab. Vorlagen aus dem neuen Outlook, dem Web und „Meine Vorlagen“ liegen in Ihrem Postfach.
Kann ich Platzhalter in Outlook-Vorlagen automatisch füllen lassen?
Mit Bordmitteln nicht. Schreiben Sie die Platzhalter in eckigen Klammern und prüfen Sie vor dem Senden, ob noch eine stehen geblieben ist.
Funktionieren meine .oft-Vorlagen im neuen Outlook?
Sie lassen sich unter Einstellungen › E-Mail-Vorlagen hinzufügen. Microsoft führt die Unterstützung von OFT-Dateien im neuen Outlook als teilweise verfügbar.
Brauche ich Microsoft 365 für Vorlagen?
Für .oft-Dateien und Schnellbausteine im klassischen Outlook nicht. Für die Funktion E-Mail-Vorlagen und das Add-in „Meine Vorlagen“ verlangt Microsoft ein Microsoft-365-Abo.