Alles in [eckigen Klammern] ersetzen Sie. Anrede und Gruß sind nur angedeutet, Ihre Signatur kommt wie gewohnt darunter. Wo Frau oder Herr steht, passen Sie die Anrede an; wenn Sie sie nicht kennen, schreiben Sie „Guten Tag [Vorname] [Nachname]“. Jede Vorlage gibt es in Sie- und Du-Form. Die Du-Form ist kein übersetztes Sie, sondern so geschrieben, wie man per Du tatsächlich schreibt: kürzer und direkter.
Eine Vorlage ist ein Anfang. Ein Satz, der zeigt, dass Sie das letzte Gespräch noch im Kopf haben, macht mehr aus als jede Formulierung.
[…]
Gelb markiert: hier setzen Sie Ihre Angaben ein.
Erstansprache
1. Direktansprache per Mail
Guten Tag Frau [Nachname],
mein Name ist [Name], ich besetze bei [Firma] Positionen im Bereich [Bereich] und suche für [Kunde oder Beschreibung, z. B. „einen Maschinenbauer aus dem Bergischen“] eine [Stelle]. Ihr Profil ist mir aufgefallen, weil Sie [konkreter Bezug, z. B. „seit drei Jahren die SAP-Einführung bei Ihrem Arbeitgeber verantworten“].
Hätten Sie diese oder nächste Woche 15 Minuten für ein vertrauliches Telefonat? Falls nicht, reicht ein kurzes Nein.
[Datenschutzhinweis, siehe Vorlage 21]
Hallo [Vorname],
ich bin [Vorname] von [Firma] und suche für [Kunde oder Beschreibung] eine [Stelle]. Aufgefallen bist du mir wegen [konkreter Bezug].
Hast du diese oder nächste Woche 15 Minuten für ein kurzes, vertrauliches Telefonat? Wenn nicht, ist ein kurzes Nein völlig okay.
[Datenschutzhinweis, siehe Vorlage 21]
2. Kurznachricht auf LinkedIn
Guten Tag Herr [Nachname], ich suche für [Kunde oder Beschreibung] eine [Stelle] und denke dabei an Ihre Erfahrung mit [Thema]. Darf ich Ihnen die Eckdaten per Mail schicken? Den Hinweis zum Datenschutz finden Sie hier: [Link].
Hallo [Vorname], ich suche gerade eine [Stelle] für [Kunde oder Beschreibung] und musste an deine Erfahrung mit [Thema] denken. Darf ich dir die Eckdaten per Mail schicken? Datenschutzhinweis: [Link].
Rückfragen zu Gehalt, Remote und Kündigungsfrist
Ausführlich mit fünf Situationen: Ratgeber Gehaltsfrage.
3. Gehaltsspanne nennen
Guten Tag Frau [Nachname],
unser Kunde hat für die Position [X] bis [Y] Euro brutto im Jahr vorgesehen, dazu [Bonus/variable Vergütung]. Wo Sie in der Spanne liegen, hängt vor allem von [Kriterium] ab. Passt das grundsätzlich für Sie?
Hallo [Vorname],
die Spanne liegt bei [X] bis [Y] Euro brutto im Jahr, plus [Bonus]. Wo du landest, hängt vor allem von [Kriterium] ab. Passt das für dich?
4. Rückfrage zu Remote und Homeoffice
Guten Tag Herr [Nachname],
zum Homeoffice habe ich beim Kunden nachgefragt: [Anzahl] Tage pro Woche sind möglich, [Tage] ist das Team im Büro in [Ort]. [Regelung zur Probezeit, falls abweichend.] Ist das für Sie machbar?
Hallo [Vorname],
hab nachgefragt: [Anzahl] Tage Homeoffice pro Woche gehen, [Tage] ist das Team im Büro in [Ort]. [Regelung zur Probezeit.] Passt das für dich?
5. Frage nach der Kündigungsfrist
Guten Tag Frau [Nachname],
damit ich mit dem Kunden realistisch planen kann: Welche Kündigungsfrist haben Sie aktuell, und wäre ein früherer Wechsel nach Absprache mit Ihrem Arbeitgeber denkbar?
Hallo [Vorname],
kurze Frage für die Planung mit [Kunde]: Wie lang ist deine Kündigungsfrist, und wäre ein früherer Wechsel denkbar, wenn dein Arbeitgeber mitspielt?
Termine
6. Terminvorschlag
Guten Tag Herr [Nachname],
[Ansprechperson beim Kunden] möchte Sie gern kennenlernen. Zur Auswahl stehen [Tag, Uhrzeit] und [Tag, Uhrzeit], jeweils etwa [Dauer], [vor Ort in Adresse / per Video]. Welcher Termin passt Ihnen?
Hallo [Vorname],
gute Nachrichten: [Ansprechperson] will dich kennenlernen. Zur Wahl stehen [Tag, Uhrzeit] und [Tag, Uhrzeit], etwa [Dauer], [vor Ort / per Video]. Was passt dir?
7. Terminbestätigung
Guten Tag Frau [Nachname],
hiermit bestätige ich Ihren Termin: [Tag], [Datum], [Uhrzeit], [Ort oder Video-Link]. Sie sprechen mit [Name, Funktion] und [Name, Funktion]. Melden Sie sich am Empfang bei [Name]. Ich rufe Sie am Vortag kurz zur Vorbereitung an.
Hallo [Vorname],
steht: [Tag], [Datum], [Uhrzeit], [Ort oder Link]. Du sprichst mit [Name, Funktion] und [Name, Funktion]. Ich rufe dich am Vortag kurz zur Vorbereitung an.
8. Termin verschieben
Guten Tag Herr [Nachname],
bei [Kunde] ist leider etwas dazwischengekommen, der Termin am [Datum] muss verschoben werden. Neu vorgeschlagen sind [Termin 1] und [Termin 2]. Entschuldigen Sie die Umstände.
Hallo [Vorname],
sorry, bei [Kunde] ist etwas dazwischengekommen, der Termin am [Datum] muss verschoben werden. Würde dir [Termin 1] oder [Termin 2] passen?
Vorstellung beim Kunden
9. Einverständnis zur Vorstellung einholen
Guten Tag Frau [Nachname],
ich würde Sie gern bei [Kunde] für die Position [Stelle] vorstellen. Dafür schicke ich Ihren Lebenslauf und eine kurze Zusammenfassung unseres Gesprächs an [Ansprechperson]. Sind Sie damit einverstanden? Und gibt es Unternehmen, bei denen ich Ihr Profil auf keinen Fall vorstellen soll?
Hallo [Vorname],
ich würde dich gern bei [Kunde] vorstellen und dafür deinen Lebenslauf plus eine kurze Zusammenfassung unseres Gesprächs an [Ansprechperson] schicken. Ist das okay für dich? Und gibt es Firmen, bei denen dein Profil nicht landen soll?
10. Profil ist beim Kunden
Guten Tag Herr [Nachname],
Ihr Profil liegt seit heute bei [Ansprechperson]. Mit einer Rückmeldung rechne ich bis [Tag], ich melde mich dann bei Ihnen, auch wenn es noch dauert.
Hallo [Vorname],
dein Profil ist seit heute bei [Ansprechperson]. Bis [Tag] sollte ich etwas hören, ich melde mich dann so oder so.
Feedback weitergeben
11. Positives Feedback, nächste Runde
Guten Tag Frau [Nachname],
das Gespräch gestern ist gut angekommen. [Ansprechperson] hat besonders [konkreter Punkt] hervorgehoben. Der Kunde möchte Sie gern zu einer zweiten Runde einladen, diesmal mit [Name, Funktion]. Ich schicke Ihnen gleich Terminvorschläge.
Hallo [Vorname],
du bist gut angekommen. [Ansprechperson] fand vor allem [konkreter Punkt] stark. Es gibt eine zweite Runde mit [Name, Funktion], Terminvorschläge schicke ich dir gleich.
12. Gemischtes Feedback
Guten Tag Herr [Nachname],
ich habe Rückmeldung zum Gespräch: Überzeugt hat [positiver Punkt]. Offen ist für den Kunden noch [Punkt, z. B. „Ihre Erfahrung mit Budgetverantwortung“]. Er würde das gern in einem kurzen zweiten Gespräch klären. Wollen wir vorher telefonieren, damit Sie sich gut vorbereiten können?
Hallo [Vorname],
Feedback zum Gespräch: [positiver Punkt] hat überzeugt, offen ist noch [Punkt]. [Kunde] würde das gern in einem kurzen zweiten Gespräch klären. Sollen wir vorher kurz telefonieren?
Angebot
13. Angebot ankündigen
Guten Tag Frau [Nachname],
[Kunde] möchte Ihnen ein Angebot machen. Ich würde Ihnen die Eckdaten gern heute noch am Telefon durchgeben, bevor der Vertrag kommt. Wann erreiche ich Sie?
Hallo [Vorname],
[Kunde] will dir ein Angebot machen. Ich würde dir die Eckdaten gern heute noch am Telefon sagen, bevor der Vertrag kommt. Wann passt es dir?
14. Gegenangebot des Arbeitgebers ansprechen
Guten Tag Herr [Nachname],
bevor Sie kündigen, eine offene Frage: Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen ein Gegenangebot macht, wie würden Sie damit umgehen? Mir geht es nicht darum, Sie zu etwas zu überreden. Ich möchte nur nicht, dass wir beide davon überrascht werden.
Hallo [Vorname],
bevor du kündigst, eine ehrliche Frage: Was machst du, wenn dein Chef mit einem Gegenangebot kommt? Ich will dich zu nichts überreden, ich will nur nicht, dass es uns beide kalt erwischt.
Absage
Ausführlich mit fünf Situationen und den AGG-Hinweisen: Ratgeber Absagen.
15. Absage nach dem Erstgespräch
Guten Tag Frau [Nachname],
danke für das Gespräch am [Tag]. Für die Position [Stelle] werde ich Sie nicht vorstellen, der Kunde legt großen Wert auf [Anforderung], und da sehe ich zu wenig Überschneidung. Wenn Sie einverstanden sind, melde ich mich bei passenderen Positionen.
Hallo [Vorname],
danke für das Gespräch. Für [Stelle] stelle ich dich nicht vor, gesucht ist vor allem [Anforderung], und da passt es noch nicht. Wenn du magst, melde ich mich bei Passenderem.
16. Absage nach dem Interview (nach dem Anruf)
Guten Tag Herr [Nachname],
wie besprochen hat sich [Kunde] für einen anderen Kandidaten entschieden. Positiv hervorgehoben wurde [Punkt], den Ausschlag gab [Anforderung]. Danke für Ihre Zeit und Vorbereitung.
Hallo [Vorname],
wie am Telefon besprochen: [Kunde] hat sich für jemand anderen entschieden. Gut fanden sie [Punkt], den Ausschlag gab [Anforderung]. Danke für deinen Einsatz.
17. Stelle besetzt oder zurückgezogen
Guten Tag Frau [Nachname],
ich muss Ihnen leider mitteilen, dass [Kunde] die Position [besetzt hat / vorerst nicht besetzt]. Das hat nichts mit Ihrem Profil zu tun. Danke für Ihr Interesse, ich melde mich, wenn ich etwas Vergleichbares habe.
Hallo [Vorname],
kurze Info: [Kunde] hat die Stelle [besetzt / vorerst auf Eis gelegt]. Mit dir hat das nichts zu tun. Ich melde mich, wenn ich etwas Ähnliches habe.
Guten Tag Herr [Nachname],
falls meine Mail vom [Tag] untergegangen ist: Für das Gespräch mit [Ansprechperson] stehen [Termin 1] oder [Termin 2] zur Wahl. Passt Ihnen einer davon?
Hallo [Vorname],
falls meine Mail vom [Tag] untergegangen ist: [Termin 1] oder [Termin 2] für das Gespräch mit [Ansprechperson], passt dir einer?
19. Abschluss-Mail
Guten Tag Frau [Nachname],
da ich nichts mehr gehört habe, gehe ich davon aus, dass die Position gerade nicht passt, und schließe das für mich ab. Melden Sie sich gern jederzeit, wenn sich etwas ändert.
Hallo [Vorname],
ich gehe davon aus, dass die Stelle gerade nicht passt, und schließe das für mich ab. Wenn sich was ändert, melde dich jederzeit.
Datenschutzhinweise (Muster)
20. Kurzhinweis nach Art. 13, wenn der Kandidat Unterlagen schicktMuster, bitte prüfen lassen
Danke für Ihre Unterlagen. Wir verarbeiten sie, um Sie für die Position [Stelle] und, nur mit Ihrem Einverständnis, gegenüber unserem Kunden vorzuschlagen. Verantwortlich ist [Firma, Anschrift, E-Mail]. Ohne weitere Einwilligung löschen wir Ihre Daten [Frist] nach Abschluss des Verfahrens. Ihre Rechte und alle Einzelheiten finden Sie hier: [Link zu den Datenschutzhinweisen für Kandidaten].
Danke für deine Unterlagen. Wir nutzen sie, um dich für [Stelle] zu prüfen und, nur wenn du einverstanden bist, unserem Kunden vorzuschlagen. Verantwortlich ist [Firma, Anschrift, E-Mail]. Ohne weitere Einwilligung löschen wir deine Daten [Frist] nach Abschluss des Verfahrens. Deine Rechte und alle Details: [Link].
21. Hinweis nach Art. 14 bei der DirektanspracheMuster, bitte prüfen lassen
Hinweis zum Datenschutz: Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und Angaben zu Ihrem Werdegang habe ich aus Ihrem öffentlich zugänglichen Profil auf [Quelle] übernommen, um Sie wegen der Position [Stelle] anzusprechen. Verantwortlich ist [Firma, Anschrift, E-Mail], [Kontakt Datenschutzbeauftragter, falls benannt]. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Ansprache geeigneter Kandidaten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). An Kunden geben wir Ihre Daten nur mit Ihrer Zustimmung weiter. Haben Sie kein Interesse, löschen wir Ihre Daten spätestens nach [Frist]. Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen und haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit sowie auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Alle Einzelheiten: [Link].
Kurz zum Datenschutz: Deinen Namen, deine Kontaktdaten und Angaben zu deinem Werdegang habe ich aus deinem öffentlichen Profil auf [Quelle] übernommen, um dich wegen [Stelle] anzusprechen. Verantwortlich ist [Firma, Anschrift, E-Mail], [Kontakt Datenschutzbeauftragter, falls benannt]. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Ansprache passender Kandidaten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). An Kunden geben wir nichts ohne deine Zustimmung weiter. Wenn du kein Interesse hast, löschen wir deine Daten spätestens nach [Frist]. Du kannst jederzeit widersprechen und hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit sowie auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Alle Details: [Link].
Prüfpunkte für die Kanzlei: Empfänger (z. B. Anbieter Ihres ATS oder Mailprogramms), Übermittlung in Drittländer, konkrete Speicherdauer, Formulierung der Interessenabwägung.
22. Einwilligung für den Talent-PoolMuster, bitte prüfen lassen
Ich würde Sie gern bei künftigen Positionen ansprechen und dafür Ihr Profil und unsere Gesprächsnotizen bis [Datum oder Dauer] speichern. Wenn Sie einverstanden sind, antworten Sie bitte mit „Ja, Talent-Pool“. Sie können die Einwilligung jederzeit per Mail an [Adresse] widerrufen. Ohne Ihre Zustimmung löschen wir Ihre Daten nach Abschluss dieses Verfahrens.
Ich würde dich gern wieder ansprechen, wenn etwas Passendes kommt, und dafür dein Profil und meine Notizen bis [Datum oder Dauer] speichern. Wenn das okay ist, antworte kurz mit „Ja, Talent-Pool“. Widerrufen kannst du jederzeit per Mail an [Adresse]. Ohne deine Zustimmung löschen wir deine Daten nach diesem Verfahren.
Jede Mail aus dem Verlauf mit dem Kandidaten
Vorlagen helfen beim Anfang. LetterForge schreibt die Mail aus dem Verlauf mit dem jeweiligen Kandidaten, mit Namen, Stelle, Spanne und dem, was Sie zuletzt besprochen haben, und Sie senden aus Ihrem eigenen Mailprogramm. Zur Demo, zu den Preisen, zur Warteliste und dazu, wie LetterForge mit der KI-Verordnung umgeht.
Ja, für Ihre eigenen Kandidatenmails, auch in Outlook-Schnellbausteinen. Die Datenschutzhinweise (Vorlagen 20 bis 22) sind Muster und müssen vor der Verwendung geprüft werden.
Wann muss der Datenschutzhinweis bei der Direktansprache kommen?
Nach Art. 14 Abs. 3 lit. b DSGVO spätestens mit der ersten Nachricht an den Kandidaten, wenn Sie seine Daten nicht bei ihm selbst erhoben haben.
Sie oder Du in der Kandidatenansprache?
Richten Sie sich nach Branche und Kanal. Auf LinkedIn und in IT und Start-ups ist das Du verbreitet, im Mittelstand und bei Führungspositionen eher das Sie. Wenn der Kandidat im Du antwortet, gehen Sie mit.