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Active-Sourcing-Anschreiben: Vorlagen für die Direktansprache

5 Vorlagen ·

Eine Direktansprache wird gelesen, wenn in den ersten zwei Sätzen steht, warum gerade diese Person angeschrieben wird. Die fünf Vorlagen unten sind für Mail und LinkedIn geschrieben, jede per Sie und per Du. Kurzfassungen für die Erstansprache stehen in der Vorlagen-Bibliothek.

[…] Gelb markiert: hier setzen Sie Ihre Angaben ein.

Was in die erste Nachricht gehört

  • Ein konkreter Grund. Nicht „Ihr spannendes Profil“, sondern das Projekt, die Station oder die Technologie, die Ihnen aufgefallen ist.
  • Die Eckdaten der Stelle. Branche oder Kunde, Ort oder Remote-Anteil und, wenn freigegeben, die Gehaltsspanne. Warum das bald ohnehin dazugehört, steht im Ratgeber Entgelttransparenz.
  • Eine kleine Bitte. 15 Minuten am Telefon, nicht „Senden Sie mir Ihren Lebenslauf“.
  • Ein leichtes Nein. Wer absagen darf, ohne sich zu erklären, antwortet eher.
  • Der Datenschutzhinweis. Kurz, mit Link, dazu unten mehr.

Fünf Vorlagen für die Direktansprache

Vorlage 1: Ausführliche Erstnachricht per Mail
Guten Tag Frau [Nachname], bei [Kunde oder Beschreibung, z. B. „einem Familienunternehmen in Ostwestfalen“] wird die Stelle [Stelle] neu besetzt, und Ihr Profil ist mir wegen [konkreter Bezug, z. B. „der Umstellung auf S/4HANA, die Sie bei Ihrem Arbeitgeber geleitet haben“] aufgefallen. Kurz die Eckdaten: [Ort, Homeoffice-Regelung], [X] bis [Y] Euro brutto im Jahr, Berichtslinie an [Funktion]. Der Kunde sucht jemanden, der [Hauptaufgabe] übernimmt. Hätten Sie in den nächsten Tagen 15 Minuten für ein vertrauliches Telefonat? Wenn das Thema für Sie gerade nicht passt, reicht ein kurzes Nein. Viele Grüße [Ihr Name] [Datenschutzhinweis mit Link]

Vorlage 2: Kurze Nachricht für die LinkedIn-Kontaktanfrage
Guten Tag Herr [Nachname], ich besetze für [Kunde oder Beschreibung] eine Stelle als [Stelle] und denke dabei an Ihre Erfahrung mit [Thema]. Darf ich Ihnen die Eckdaten schicken? Datenschutzhinweis: [Link]

Vorlage 3: Für Führungskräfte, mit Blick auf Vertraulichkeit
Guten Tag Herr [Nachname], im Auftrag eines [Beschreibung, z. B. „börsennotierten Maschinenbauers“] suche ich eine [Stelle]. Der Name des Unternehmens bleibt in diesem Stadium vertraulich, ich nenne ihn Ihnen gern im persönlichen Gespräch. Ihr Name fiel mir wegen [konkreter Bezug]. Wenn Sie offen für ein Gespräch sind, rufe ich Sie gern außerhalb der Bürozeiten an, etwa [Tag] ab [Uhrzeit], oder wir telefonieren, wann es Ihnen passt. Viele Grüße [Ihr Name] [Datenschutzhinweis mit Link]

Vorlage 4: Wenn die Person erst vor kurzem gewechselt hat
Guten Tag Frau [Nachname], ich sehe, dass Sie erst seit [Zeitraum] bei [Arbeitgeber] sind, und will Sie nicht aus etwas herausholen, das gerade anfängt. Ich suche für [Kunde oder Beschreibung] eine [Stelle] und würde mich gern in ein paar Monaten wieder melden, falls Sie damit einverstanden sind. Viele Grüße [Ihr Name] [Datenschutzhinweis mit Link]

Vorlage 5: Einmal nachfassen
Guten Tag Herr [Nachname], ich hatte Ihnen am [Datum] wegen der Stelle als [Stelle] geschrieben. Seitdem hat sich [Neuigkeit, z. B. „die Homeoffice-Regelung auf drei Tage erweitert“]. Falls das etwas ändert, freue ich mich über eine kurze Antwort. Sonst melde ich mich zu diesem Thema nicht noch einmal. Viele Grüße [Ihr Name]

Warum nach einer Erstansprache einmal Nachfassen genügt, erklärt der Ratgeber Nachfassen.

Der Datenschutzhinweis

Wenn Sie Daten aus einem Profil auf LinkedIn, XING oder einer Firmenwebsite übernehmen, verlangt Art. 14 DSGVO die Informationen spätestens mit der ersten Nachricht an die Person (Art. 14 Abs. 3 lit. b). Üblich ist ein kurzer Satz mit Link auf vollständige Hinweise für Kandidaten. Ein Muster steht in der Vorlagen-Bibliothek unter „Datenschutzhinweise“. Lassen Sie es vor dem Einsatz von Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Kanzlei prüfen. Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung.

Typische Fehler

  • Floskeln statt Grund. „Spannende Herausforderung“ und „Ihr beeindruckendes Profil“ lesen sich wie Serienbrief.
  • Zu lang. Mehr als drei kurze Absätze liest auf dem Handy niemand.
  • Lebenslauf zuerst. Wer noch nicht interessiert ist, schickt keinen.
  • Dreimal nachfassen. Einmal mit neuem Anlass, dann ist Schluss.
  • Der Kundenname, obwohl er vertraulich ist. Klären Sie vorher, was Sie nennen dürfen.

Jede Mail aus dem Verlauf mit dem Kandidaten

Die Antwort auf Ihre Ansprache ist oft schwieriger als die Ansprache selbst: Der Kandidat fragt nach Gehalt, Team oder Kunde. LetterForge schreibt diese Antwort aus dem Verlauf mit ihm, mit der Stelle und Ihren Notizen, und Sie senden aus Ihrem eigenen Mailprogramm. Wie das aussieht, zeigt die Demo. Die App erscheint in Kürze: Preise, Warteliste und wie LetterForge mit der KI-Verordnung umgeht.

Auf die Warteliste

Häufige Fragen

Wie lang sollte ein Active-Sourcing-Anschreiben sein?
Per Mail drei kurze Absätze, auf LinkedIn zwei bis drei Sätze. Der konkrete Grund für die Ansprache gehört in den ersten Satz.
Muss der Datenschutzhinweis schon in die erste Nachricht?
Wenn Sie die Daten nicht bei der Person selbst erhoben haben, ja: Art. 14 Abs. 3 lit. b DSGVO verlangt die Information spätestens mit der ersten Mitteilung. Ein kurzer Hinweis mit Link ist üblich, ob er genügt, gehört zur Prüfung durch Ihren Datenschutzbeauftragten.
Sie oder Du in der Direktansprache?
Richten Sie sich nach Branche, Position und Kanal. Auf LinkedIn und in IT und Start-ups ist das Du verbreitet, bei Führungskräften und im Mittelstand das Sie. Antwortet die Person im Du, gehen Sie mit.

Quellen

  1. Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 14, insbesondere Abs. 3 lit. b. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679 (abgerufen am 20.10.2026)

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