Ist LetterForge nur ChatGPT mit anderer Oberfläche?

Nein. Die Entwürfe schreibt ein Sprachmodell von OpenAI (USA), aber über dessen Programmierschnittstelle und nicht über den Chat. Den Unterschied macht, was LetterForge vorher und nachher erledigt: Es holt Verlauf, Vakanz und Notizen zusammen, entfernt Signaturen und Telefonnummern und öffnet den fertigen Entwurf in Ihrem Mailprogramm.

Darf ich Kandidatenmails in ChatGPT kopieren?

Das hängt davon ab, wie Ihre Agentur den Dienst nutzt, und ist eine Frage für Ihren Datenschutzbeauftragten. Prüfen sollten Sie mindestens, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht, ob mit den Eingaben trainiert wird und was vor dem Einfügen aus dem Text muss. Für LetterForge bekommen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag von uns.

Kann ich ChatGPT und LetterForge nebeneinander nutzen?

Ja. Texte ohne Kandidatenbezug, etwa Stellenanzeigen, schreiben Sie weiter, wo Sie möchten. LetterForge übernimmt die Antworten an Kandidaten und behält den Verlauf dazu im Blick.

Ersetzt LetterForge meine Outlook-Vorlagen?

Nicht unbedingt. Für immer gleiche Nachrichten bleiben Vorlagen praktisch. LetterForge hilft dort, wo die Antwort auf die Mail des Kandidaten eingehen muss. Ihre Vorlagen in Outlook bleiben, wie sie sind.

Was kostet LetterForge?

20 Antworten im Monat sind kostenlos, ohne Kreditkarte. Solo kostet 49 € im Monat, Team 499 € im Monat für bis zu 10 Personen, jeweils zzgl. USt. Gezählt werden nur die Antworten, die LetterForge schreibt.

Vergleich

LetterForge oder ChatGPT für Antworten an Kandidaten

Drei Wege zur Antwort an einen Kandidaten: ein KI-Chat wie ChatGPT, Vorlagen in Outlook oder LetterForge. Was jeder davon kann, was er kostet und wann er völlig reicht.

Angaben zu ChatGPT und Outlook geprüft am 18. Oktober 2026

Der Vergleich auf einen Blick

LetterForge, KI-Chats wie ChatGPT und Vorlagen in Outlook im Vergleich, für Antworten an Kandidaten
Kriterium	LetterForge	KI-Chat, z. B. ChatGPT	Outlook-Vorlagen
Kontext: Stelle, Verlauf, Notizen	Kennt die Vakanz, den Mailverlauf mit dem Kandidaten aus Ihrem Mailprogramm und Ihre Gesprächsnotizen.	Arbeitet mit dem, was Sie in den Chat kopieren oder ihm freigeben.	Fester Text. Namen, Zahlen und den Bezug zur Mail des Kandidaten setzen Sie selbst ein.
Aufwand pro Antwort	Kandidat öffnen, Entwurf schreiben lassen, prüfen, im Mailprogramm öffnen und senden. In Solo und Team startet der Entwurf von selbst, wenn Sie einen Kandidaten mit neuer Antwort öffnen.	Verlauf und Angaben zur Stelle kopieren und einfügen, die Antwort herauskopieren, in die Mail einfügen, Anrede und Namen prüfen.	Vorlage einfügen und an den Fall anpassen. Schnell, solange der Fall zur Vorlage passt.
Datenschutz: was wohin geht	Postfach, Kandidaten und Notizen bleiben auf Ihrem Rechner. Für einen Entwurf geht der nötige Verlauf bereinigt über unseren Server in der EU an OpenAI (USA). Unser Server speichert keine Texte.	Was Sie einfügen, geht an den Anbieter des Chats. Signaturen, Telefonnummern und Namen entfernen Sie selbst. Ob mit Ihren Eingaben trainiert wird, hängt bei ChatGPT von Tarif und Einstellung ab ^[1] ^[2].	Kein KI-Dienst beteiligt. Die Vorlagen liegen in Outlook bzw. in Ihrem Postfach ^[4].
Versand	Der Entwurf öffnet sich in Ihrem Mailprogramm und geht von Ihrer Adresse raus, erst wenn Sie auf Senden klicken.	Sie kopieren den Text in Ihr Mailprogramm und senden ihn dort.	Direkt in Outlook, von Ihrer Adresse.
Erkennung und Nachfassen	Findet die gesendete Mail im Ordner „Gesendet“, sieht die Antwort des Kandidaten und erinnert Sie ans Nachfassen, wenn er sich nicht meldet.	Wer geantwortet hat und wann Sie nachfassen, behalten Sie selbst im Blick.	Erinnerungen setzen Sie selbst, zum Beispiel mit einer Nachverfolgung in Outlook.
Kosten	20 Antworten im Monat kostenlos. Solo 49 €, Team 499 € im Monat, zzgl. USt.	Kostenlose Version und bezahlte Tarife. Die aktuellen Preise nennt OpenAI ^[3].	Keine Kosten über Ihr Outlook hinaus ^[4].
Passt gut für	Viele laufende Kandidaten und Antworten, die sich auf Stelle, Verlauf und Gespräch beziehen.	Einzelne Texte ohne Kandidatendaten: Stellenanzeigen, Formulierungsideen, Übersetzungen.	Immer gleiche Nachrichten: Eingangsbestätigung, Terminbestätigung, Standardabsage.

Kontext: Stelle, Verlauf, Notizen

LetterForge: Kennt die Vakanz, den Mailverlauf mit dem Kandidaten aus Ihrem Mailprogramm und Ihre Gesprächsnotizen.
KI-Chat, z. B. ChatGPT: Arbeitet mit dem, was Sie in den Chat kopieren oder ihm freigeben.
Outlook-Vorlagen: Fester Text. Namen, Zahlen und den Bezug zur Mail des Kandidaten setzen Sie selbst ein.

Aufwand pro Antwort

LetterForge: Kandidat öffnen, Entwurf schreiben lassen, prüfen, im Mailprogramm öffnen und senden. In Solo und Team startet der Entwurf von selbst, wenn Sie einen Kandidaten mit neuer Antwort öffnen.
KI-Chat, z. B. ChatGPT: Verlauf und Angaben zur Stelle kopieren und einfügen, die Antwort herauskopieren, in die Mail einfügen, Anrede und Namen prüfen.
Outlook-Vorlagen: Vorlage einfügen und an den Fall anpassen. Schnell, solange der Fall zur Vorlage passt.

Datenschutz: was wohin geht

LetterForge: Postfach, Kandidaten und Notizen bleiben auf Ihrem Rechner. Für einen Entwurf geht der nötige Verlauf bereinigt über unseren Server in der EU an OpenAI (USA). Unser Server speichert keine Texte.
KI-Chat, z. B. ChatGPT: Was Sie einfügen, geht an den Anbieter des Chats. Signaturen, Telefonnummern und Namen entfernen Sie selbst. Ob mit Ihren Eingaben trainiert wird, hängt bei ChatGPT von Tarif und Einstellung ab ^[1] ^[2].
Outlook-Vorlagen: Kein KI-Dienst beteiligt. Die Vorlagen liegen in Outlook bzw. in Ihrem Postfach ^[4].

Versand

LetterForge: Der Entwurf öffnet sich in Ihrem Mailprogramm und geht von Ihrer Adresse raus, erst wenn Sie auf Senden klicken.
KI-Chat, z. B. ChatGPT: Sie kopieren den Text in Ihr Mailprogramm und senden ihn dort.
Outlook-Vorlagen: Direkt in Outlook, von Ihrer Adresse.

Erkennung und Nachfassen

LetterForge: Findet die gesendete Mail im Ordner „Gesendet“, sieht die Antwort des Kandidaten und erinnert Sie ans Nachfassen, wenn er sich nicht meldet.
KI-Chat, z. B. ChatGPT: Wer geantwortet hat und wann Sie nachfassen, behalten Sie selbst im Blick.
Outlook-Vorlagen: Erinnerungen setzen Sie selbst, zum Beispiel mit einer Nachverfolgung in Outlook.

Kosten

LetterForge: 20 Antworten im Monat kostenlos. Solo 49 €, Team 499 € im Monat, zzgl. USt.
KI-Chat, z. B. ChatGPT: Kostenlose Version und bezahlte Tarife. Die aktuellen Preise nennt OpenAI ^[3].
Outlook-Vorlagen: Keine Kosten über Ihr Outlook hinaus ^[4].

Passt gut für

LetterForge: Viele laufende Kandidaten und Antworten, die sich auf Stelle, Verlauf und Gespräch beziehen.
KI-Chat, z. B. ChatGPT: Einzelne Texte ohne Kandidatendaten: Stellenanzeigen, Formulierungsideen, Übersetzungen.
Outlook-Vorlagen: Immer gleiche Nachrichten: Eingangsbestätigung, Terminbestätigung, Standardabsage.

Wann ChatGPT völlig reicht

Ein KI-Chat ist ein gutes Werkzeug für Texte, die nicht an einem bestimmten Kandidaten hängen: eine Stellenanzeige entwerfen, eine heikle Formulierung umschreiben, eine Absage ins Englische übersetzen. Wenn Sie nur ein paar Kandidatenmails in der Woche schreiben, ist das Kopieren in den Chat auch kein großer Aufwand.

Bei Kandidatenmails sollten Sie vor dem Einfügen Namen, Telefonnummern, Signaturen und Anschriften entfernen. Bei privaten ChatGPT-Konten kann OpenAI Eingaben zum Training nutzen, solange Sie das in den Einstellungen nicht abschalten. Bei ChatGPT Business und Enterprise nutzt OpenAI Eingaben nach eigener Angabe standardmäßig nicht zum Training ^[1] ^[2].

Wann Outlook-Vorlagen völlig reichen

Für Nachrichten, die immer gleich lauten, brauchen Sie keine KI: Eingangsbestätigung, Terminbestätigung, eine Standardabsage nach dem Erstgespräch. Eine Vorlage ist in Sekunden eingefügt und klingt jedes Mal gleich, und genau das ist hier gewollt.

Mühsam wird es, sobald die Antwort auf die Mail des Kandidaten eingehen muss: eine Gehaltsfrage, die Kündigungsfrist, eine Rückfrage nach dem Kundentermin. Dann passen Sie die Vorlage jedes Mal von Hand an. Fertige Texte für diese Fälle finden Sie in unserer Vorlagen-Bibliothek, auch ohne LetterForge.

Zur Vorlagen-Bibliothek →

Wann sich LetterForge lohnt

LetterForge lohnt sich, wenn Sie viele Kandidaten gleichzeitig betreuen und Ihre Antworten sich auf die Stelle, den bisherigen Verlauf und Ihr letztes Telefonat beziehen. Dann fällt das Zusammensuchen und Kopieren weg: Der Entwurf entsteht aus dem, was LetterForge schon kennt, und öffnet sich fertig in Ihrem Mailprogramm.

Dazu kommt der Überblick. LetterForge sieht, welche Mail gesendet wurde und wer geantwortet hat, und erinnert Sie, wenn ein Kandidat sich nicht meldet. Ob das zu Ihnen passt, sehen Sie an Ihren eigenen Mails, mit 20 kostenlosen Antworten im Monat.

Anwendungsfälle ansehen →

Was LetterForge nicht kann

LetterForge ist eine Desktop-App für Mac und Windows. Im Browser läuft es nicht.
Es liest Apple Mail, Outlook klassisch und Thunderbird. Das neue Outlook und Outlook im Browser gehen noch nicht.
Für Texte ohne Kandidaten, etwa eine Stellenanzeige, ist es nicht gemacht.
Es bewertet keine Kandidaten und sucht niemanden für Sie. Gespräche, Einschätzung und Entscheidung bleiben bei Ihnen.

Datenfluss

Was auf Ihrem Rechner bleibt und was wohin geht

Der Weg eines Antwortentwurfs. Was nicht in der Grafik steht, verlässt Ihren Rechner nicht.

Die Grafik als Text

Auf Ihrem Rechner bleiben Ihr Postfach mit allen Mailverläufen, Ihre Kandidaten, Vakanzen und Kunden, Ihre Notizen, Lebensläufe und Entwürfe. LetterForge liest den Verlauf direkt aus Ihrem Mailprogramm und lädt das Postfach nicht hoch.
Etwas verlässt Ihren Rechner nur, wenn ein Entwurf geschrieben wird: auf Ihren Klick, in Solo und Team auch von selbst, wenn Sie einen Kandidaten mit neuer Antwort öffnen, oder wenn Sie das Vorbereiten von Nachfass-Entwürfen eingeschaltet haben. Dann geht der Verlauf mit diesem einen Kandidaten mit den nötigen Angaben zur Vakanz verschlüsselt an unseren Server.
Vorher entfernt LetterForge auf Ihrem Rechner zitierte frühere Mails, Signaturen, Telefonnummern, Anschriften, Bankdaten, Profil-Links und fremde E-Mail-Adressen.
Unser Server steht in einem Rechenzentrum in der EU, leitet die Anfrage an den KI-Dienst weiter und gibt den Entwurf zurück. Die Texte speichert er nicht, er notiert nur Zweck, Modell, Länge und Dauer der Anfrage.
Den Entwurf schreibt OpenAI (USA) in unserem Auftrag, außerhalb der EU. Anfragen über die API des Anbieters werden nicht zum Training verwendet. Wie lange der Anbieter Anfragen zur Missbrauchserkennung aufbewahrt, steht in der Datenschutzerklärung.
Der Entwurf öffnet sich in Ihrem Mailprogramm. Sie lesen ihn, ändern, was Sie möchten, und senden ihn von Ihrer eigenen Adresse. Ohne Ihren Klick geht nichts raus.

Alle Einzelheiten in der Datenschutzerklärung → Mehr zu Sicherheit und Datenschutz →

Häufige Fragen

Ist LetterForge nur ChatGPT mit anderer Oberfläche?: Nein. Die Entwürfe schreibt ein Sprachmodell von OpenAI (USA), aber über dessen Programmierschnittstelle und nicht über den Chat. Den Unterschied macht, was LetterForge vorher und nachher erledigt: Es holt Verlauf, Vakanz und Notizen zusammen, entfernt Signaturen und Telefonnummern und öffnet den fertigen Entwurf in Ihrem Mailprogramm.
Darf ich Kandidatenmails in ChatGPT kopieren?: Das hängt davon ab, wie Ihre Agentur den Dienst nutzt, und ist eine Frage für Ihren Datenschutzbeauftragten. Prüfen sollten Sie mindestens, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht, ob mit den Eingaben trainiert wird und was vor dem Einfügen aus dem Text muss. Für LetterForge bekommen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag von uns.
Kann ich ChatGPT und LetterForge nebeneinander nutzen?: Ja. Texte ohne Kandidatenbezug, etwa Stellenanzeigen, schreiben Sie weiter, wo Sie möchten. LetterForge übernimmt die Antworten an Kandidaten und behält den Verlauf dazu im Blick.
Ersetzt LetterForge meine Outlook-Vorlagen?: Nicht unbedingt. Für immer gleiche Nachrichten bleiben Vorlagen praktisch. LetterForge hilft dort, wo die Antwort auf die Mail des Kandidaten eingehen muss. Ihre Vorlagen in Outlook bleiben, wie sie sind.
Was kostet LetterForge?: 20 Antworten im Monat sind kostenlos, ohne Kreditkarte. Solo kostet 49 € im Monat, Team 499 € im Monat für bis zu 10 Personen, jeweils zzgl. USt. Gezählt werden nur die Antworten, die LetterForge schreibt.

Quellen

Ein sachlicher Vergleich nach dem Stand vom 18. Oktober 2026. Die Angaben zu ChatGPT und Outlook stammen aus den Quellen unten. Tarife und Funktionen der Anbieter können sich ändern.

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