Datenschutzerklärung

Stand: 16. Oktober 2026 · Version 3

LetterForge besteht aus zwei Teilen: der Website letter-forge.com mit Ihrem Kundenkonto und der Desktop-App für Mac und Windows. Die App arbeitet auf Ihrem Rechner. Ihr Postfach, Ihre Kandidaten und Ihre Notizen bleiben dort. Unser Server bekommt davon nur, was für einen einzelnen KI-Entwurf nötig ist, und speichert diese Inhalte nicht.

1. Verantwortlicher

Jannis Bolecke, Berlin Bird Studios, Zehlendorfer Damm 173, 14532 Kleinmachnow, Deutschland, E-Mail: info@berlin-bird.com. Weitere Angaben stehen im Impressum.

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, weil wir dazu nicht verpflichtet sind. Fragen zum Datenschutz schicken Sie bitte an info@berlin-bird.com.

2. Website letter-forge.com

2.1 Server, Server-Logs und Fehlerprotokolle

Website, Kundenkonto und die Schnittstelle der App laufen auf einem Server, den wir bei GoDaddy mieten und selbst verwalten (Netzbetreiber: Host Europe GmbH, Köln). Der Server steht in einem Rechenzentrum in der EU. GoDaddy verarbeitet die Daten auf dem Server in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO).

Wenn Sie die Website aufrufen, verarbeitet der Server technisch nötige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, die Seite, von der Sie kommen, sowie Browser und Betriebssystem. Ohne diese Daten lässt sich die Seite nicht ausliefern und der Server nicht sicher betreiben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Der Server schreibt diese Daten in Logdateien und tauscht sie regelmäßig gegen neue aus; ältere Dateien löscht er dabei automatisch. Wir bewahren die Server-Logs nur so lange auf, wie wir sie für den Betrieb und die Sicherheit des Servers brauchen.

Aus den Server-Logs erstellt das Programm AWStats auf unserem Server Statistiken, zum Beispiel wie oft welche Seite aufgerufen wurde und welche Fehler aufgetreten sind. AWStats setzt keine Cookies und braucht keinen Code auf der Website; es liest nur die Logdateien, die ohnehin entstehen. Die Daten verlassen dafür den Server nicht. Wir nutzen die Statistiken, um den Server zu betreiben und zu sehen, wie die Website genutzt wird. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse daran (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Es kann sein, dass wir die Logdaten später in unser Matomo übernehmen (siehe 2.3); auch Matomo läuft auf unserem Server und kürzt die IP-Adressen.

Das Fehlerprotokoll der Anwendung enthält keine Inhalte Ihrer Anfragen. Wir schreiben jeden Tag eine eigene Datei und löschen sie nach 14 Tagen. Programmfehler halten wir außerdem als Fehlerart fest: ohne Bezug zu einer Person und ohne IP-Adresse. Eine Fehlerart löschen wir 90 Tage nach ihrem letzten Auftreten.

2.2 Cookies und lokaler Speicher

Wir setzen nur Cookies, die technisch nötig sind: ein Sitzungs-Cookie und ein Schutz-Cookie gegen gefälschte Formulare (XSRF-TOKEN), beide für die Dauer der Sitzung, außerdem letterforge_locale für die gewählte Sprache (2 Jahre). Im lokalen Speicher Ihres Browsers merken wir uns nur, ob Sie die helle oder dunkle Ansicht gewählt und den Hinweis „Erscheint bald“ geschlossen haben. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Auf der Seite zum Abschluss eines Abos lädt Stripe sein Zahlungsformular (js.stripe.com); Stripe setzt dabei eigene Cookies, um Betrug zu verhindern (siehe 4).

2.3 Reichweitenmessung mit Matomo

Wie die Website genutzt wird, messen wir mit Matomo. Matomo betreiben wir selbst (analytics.berlin-bird.com), auf demselben Server wie die Website (siehe 2.1). Matomo setzt keine Cookies, nutzt keinen lokalen Speicher in Ihrem Browser und beachtet die „Do Not Track“-Einstellung Ihres Browsers. Erfasst werden die aufgerufene Seite, der Zeitpunkt, die Seite, von der Sie kommen, Browser, Betriebssystem, Bildschirmgröße, Sprache und Ihre IP-Adresse. Matomo läuft bei uns im erweiterten Datenschutzmodus: Es kürzt die IP-Adresse, bevor es sie speichert, sodass sie sich Ihnen nicht mehr zuordnen lässt. Die einzelnen Besuche löschen wir nach 6 Monaten. Danach bleiben nur zusammengefasste Zahlen, zum Beispiel Besuche pro Seite und Monat. Außerdem zählt Matomo einzelne Ereignisse: Teaser-Video gestartet und zu 75 % gesehen, Preisseite angesehen, Anmeldung zur Warteliste, Klick auf einen Download. Dazu gehört jeweils nur die Sprache, die Seite des Formulars oder die Plattform, nie Ihre Adresse. Dass ein Konto angelegt oder eine Adresse auf der Warteliste bestätigt wurde, meldet unser Server selbst an Matomo, ohne Ihre Adresse, IP-Adresse oder Browserdaten. Wir geben die Daten nicht weiter. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, die Website zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können jederzeit per Mail an info@berlin-bird.com widersprechen.

2.4 Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, speichern wir Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht und bekommen eine Benachrichtigung per Mail. Gegen Spam enthält das Formular ein Feld, das Menschen nicht sehen, und wir begrenzen die Zahl der Nachrichten je Internetanschluss. Dafür halten wir Ihre IP-Adresse höchstens eine Stunde im Zwischenspeicher, und zwar nur als Hashwert, der mit einem geheimen Schlüssel gebildet wird. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage einen Vertrag betrifft, sonst lit. f (Beantwortung Ihrer Anfrage, Schutz des Formulars). Ihre Nachricht löschen wir 6 Monate, nachdem wir sie erledigt haben.

2.5 Kundenkonto

Für ein Kundenkonto speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash), Sprache und die Zwei-Faktor-Anmeldung, wenn Sie sie einschalten. Bevor Sie das Konto nutzen können, bestätigen Sie Ihre Adresse über einen Link, der 60 Minuten gilt. Erst danach schicken wir die Willkommensmail, und erst danach lässt sich die App anmelden. Für Registrierungen gilt derselbe Spam-Schutz wie beim Kontaktformular. Solange Sie im Browser angemeldet sind, speichern wir zu Ihrer Sitzung die IP-Adresse, die Kennung Ihres Browsers und den Zeitpunkt der letzten Aktivität. Nach 120 Minuten ohne Aktivität läuft die Sitzung ab und wird danach gelöscht. Im Kundenkonto sehen Sie Ihr Abo, Ihre Rechnungen und die angemeldeten Rechner, und Sie können das Konto dort löschen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wenn Sie Ihr Konto löschen, beenden wir ein laufendes Abo sofort. Gelöscht werden Konto, Teams, angemeldete Rechner, Auffälligkeitsprotokolle, Qualitätskennzahlen und Versandmeldungen (siehe 3.2). Die Protokolle über die Nutzung des KI-Dienstes behalten wir ohne Bezug zu Ihrer Person für die Kostenauswertung, bis ihre Frist abgelaufen ist (siehe 7). Rechnungen bewahren wir auf, solange das Gesetz es verlangt (siehe 4).

2.6 Teams

Mit dem Team-Tarif können Sie bis zu 10 Personen einladen. Wir speichern die eingeladene Adresse, bis die Einladung angenommen oder zurückgezogen wird, und danach die Zugehörigkeit zum Team. Die Antworten des Tarifs zählen wir für das ganze Team gemeinsam. Rechtsgrundlage: für Sie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die eingeladene Person lit. f (Zustellung der Einladung).

2.7 Benachrichtigung zum Start (Warteliste)

Zweck: Auf letter-forge.com können Sie Ihre E-Mail-Adresse hinterlassen. Dann sagen wir Ihnen einmal Bescheid, wenn LetterForge erscheint, und schreiben Ihnen zu wichtigen Neuigkeiten rund um den Start. Andere Mails bekommen Sie über diese Adresse nicht. Weitergegeben wird sie nur an unseren Hosting-Anbieter, der den Server für uns als Auftragsverarbeiter betreibt (siehe 2.1).

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie geben sie, indem Sie im Formular das Häkchen setzen und den Link in unserer Mail bestätigen.

Double-Opt-in und Nachweis: Nach der Anmeldung schicken wir Ihnen eine Mail mit einem Bestätigungslink, der 7 Tage gilt. Erst nach der Bestätigung steht die Adresse auf der Liste. Als Nachweis Ihrer Einwilligung speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, die Sprache der Seite, wann Sie sich angemeldet und wann Sie bestätigt haben, die Version des Einwilligungstextes (sie nennt auch die Version dieser Datenschutzerklärung) und wann wir Ihnen die Mail zum Start geschickt haben. Wählen Sie im Formular freiwillig Ihr Mailprogramm aus, speichern wir auch das. So erfahren wir, welche Mailprogramme LetterForge zum Start unterstützen sollte. Ihre IP-Adresse speichern wir nicht. Gegen Missbrauch des Formulars verwenden wir sie nur beim Absenden, um die Zahl der Anmeldungen je Anschluss zu begrenzen: als Hashwert mit geheimem Schlüssel, höchstens eine Stunde im Zwischenspeicher (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse am Schutz des Formulars). Ob Sie unsere Mails öffnen oder Links darin anklicken, messen wir nicht.

Speicherdauer: Anmeldungen, die nicht bestätigt werden, löschen wir nach 30 Tagen automatisch. Bestätigte Adressen löschen wir 3 Monate nach dem Start, also nach dem Tag, ab dem sich LetterForge herunterladen lässt. Widerrufen Sie Ihre Einwilligung vorher, löschen wir die Adresse sofort.

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: über den Abmeldelink in jeder Mail von uns (ein Klick löscht Ihre Adresse) oder per Mail an info@berlin-bird.com.

2.8 E-Mails von uns

Bestätigungs-, Willkommens-, Abo- und Einladungsmails sowie die Mails zur Warteliste verschicken wir über unseren eigenen Mailserver auf dem Server aus 2.1. Ob Sie unsere Mails öffnen oder Links darin anklicken, messen wir nicht.

2.9 Terminlinks

Wenn Sie in der App Terminlinks verwenden, legen wir auf unserem Server Ihre freien Zeitfenster, Ihre Zeitzone, den Namen ab, den Kandidaten auf der Buchungsseite sehen, und je Link einen Titel (zum Beispiel die Position). Bucht jemand einen Termin, speichern wir nur Beginn und Ende. Name oder Adresse des Kandidaten speichern wir dabei nicht. Die App holt gebuchte Termine ab. Abgeholte Termine löschen wir 30 Tage nach dem Termin. Löschen Sie den Kandidaten in der App, löschen wir den Link und alle Buchungen darüber. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

2.10 Sicherungskopien

Damit nach einer Störung nichts verloren geht, werden Dateien und Datenbanken auf dem Server regelmäßig gesichert, je nach Bereich täglich oder stündlich. Die Sicherungen liegen bei unserem Hosting-Anbieter in der EU (siehe 2.1). Ist ihre Aufbewahrungsfrist abgelaufen, werden sie automatisch überschrieben. Was wir löschen, kann deshalb noch eine Zeit lang in einer Sicherung stehen, bis diese überschrieben ist.

3. Desktop-App

3.1 Was auf Ihrem Rechner bleibt

Die App liest den Verlauf mit Ihren Kandidaten direkt aus Ihrem Mailprogramm auf Ihrem Rechner (Apple Mail, Outlook klassisch, Thunderbird). Sie fragt nie nach Ihrem Mailpasswort und lädt Ihr Postfach nicht hoch. Kandidaten, Vakanzen, Kunden, Notizen, Lebensläufe, Entwürfe, gesendete Mails und Anrufnotizen speichert die App in einer Datenbank auf Ihrem Rechner. Die Zugangsdaten zu Ihrem LetterForge-Konto liegen verschlüsselt im Schlüsselbund (macOS) bzw. in der Windows-Anmeldedatenverwaltung (DPAPI). Wir sehen diese Daten nicht. Für die Kandidatendaten auf Ihrem Rechner sind Sie bzw. Ihre Agentur selbst verantwortlich.

Fehlerberichte schickt die App nur, wenn Sie das auf diesem Rechner erlauben (Einstellungen → Sicherheit). Ein Bericht enthält nur die Art des Fehlers, die Stelle im Programm, die Versionen von App und Betriebssystem und die Uhrzeit. Kandidaten, Mails, Notizen, Briefe, Namen, Adressen oder Ihr Konto sind nie dabei. Wir speichern den Bericht ohne Bezug zu Ihrer Person und ohne IP-Adresse und löschen eine Fehlerart, wenn sie 90 Tage nicht mehr aufgetreten ist. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie in den Einstellungen widerrufen können. Unter „Fehlerbericht kopieren“ finden Sie außerdem einen Text, den Sie uns bei Bedarf selbst schicken können.

3.2 Was an unseren Server geht

Anmeldung der App: Sie melden die App im Browser mit Ihrem Kundenkonto an (OAuth 2.0 mit PKCE). Für jeden Rechner speichern wir den Namen, den der Rechner meldet (z. B. „MacBook von Anna“), das System (macOS oder Windows), wann er zuletzt aktiv war, und gesicherte Kennungen der Zugangstoken. Melden Sie einen Rechner ab, werden seine Zugangstoken sofort ungültig; den Eintrag löschen wir 30 Tage danach.
Lizenzprüfung: Etwa einmal pro Stunde fragt die App, welcher Tarif gilt, und schickt dabei ihre Versionsnummer mit.
Entwürfe (KI-Proxy): Die App schickt nur dann Daten, wenn ein Entwurf geschrieben wird: weil Sie ihn anfordern, weil Sie in Solo oder Team einen Kandidaten mit neuer Antwort öffnen (Smart Reply startet dann von selbst) oder weil Sie das Vorbereiten von Nachfass-Entwürfen eingeschaltet haben. Dann gehen verschlüsselt an unseren Server die Angaben, die für diesen einen Kandidaten nötig sind: Name des Kandidaten, Ihr Absendername, Sprache, Anrede und Ton, die Vakanz (Firma, Position, Ort, Art, Arbeitsort, Gehalt, Beschreibung, Anforderungen), der Kunde und bis zu sieben Nachrichten aus dem Verlauf mit diesem Kandidaten. Vorher entfernt die App auf Ihrem Rechner aus den Mailtexten zitierte frühere Mails, Signaturen, Telefonnummern, Postanschriften, Bankverbindungen, Profil-Links, fremde E-Mail-Adressen und den Namen des Kandidaten und setzt Platzhalter ein. Aus Notizen entfernt sie Telefonnummern, Anschriften und E-Mail-Adressen. Den Namen bekommt der KI-Dienst nur als eigenes Feld für die Anrede. Die Regeln erkennen die üblichen deutschen und englischen Schreibweisen. Dass sie in frei formulierten Texten jede persönliche Angabe finden, können wir nicht garantieren. Haben Sie in den Einstellungen erlaubt, Kandidatendaten zu teilen, kommen hinzu: ein Auszug aus dem Lebenslauf ohne Kontaktdaten und Geburtsdatum, die LinkedIn-Adresse, Notizen, die Sie für Briefe freigegeben haben, Verfügbarkeit, Gehaltswunsch, die Rückmeldung des Kunden und Anrufnotizen. Unser Server baut daraus die Anfrage an den KI-Dienst (siehe 5) und gibt die Antwort zurück. Er speichert weder Ihre Angaben noch die Antwort. Gespeichert wird nur, wer wann wofür welches Modell genutzt hat, die Zahl der Tokens, Kosten, Dauer, Ergebnis und ob die Anfrage als Antwort gezählt wurde. Fällt eine Anfrage auf (zum Beispiel zu viele Anfragen in kurzer Zeit), speichern wir die Art der Auffälligkeit, ohne Inhalt. Die Nutzungsprotokolle löschen wir nach 13 Monaten, die Auffälligkeiten nach 90 Tagen.
Qualitätskennzahl: Erkennt die App, dass ein KI-Entwurf gesendet wurde, vergleicht sie auf Ihrem Rechner den Entwurf mit der gesendeten Mail. Uns schickt sie nur eine Zahl von 0 bis 100 mit Zweck, Modell und Briefart, nie Text, Namen oder Adressen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verbesserung der Entwürfe). Sie können das unter Einstellungen → Kandidatendaten & KI abschalten. Wir löschen die Kennzahlen nach 13 Monaten.
Versandmeldung: Erkennt die App, dass ein Brief aus LetterForge gesendet wurde, oder markieren Sie ihn als gesendet, meldet sie uns nur den Zeitpunkt, die Briefart (zum Beispiel Antwort oder Einladung), ob er aus einem KI-Entwurf entstand und wofür, und ob er im Ordner „Gesendet“ gefunden oder von Ihnen markiert wurde. Text, Betreff, Kandidat oder Empfänger sind nie dabei. So sehen wir, ob und wie schnell LetterForge im Alltag hilft. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie können das für jeden Rechner unter Einstellungen → Sicherheit abschalten. Wir löschen die Meldungen nach 13 Monaten, bei einer Kontolöschung sofort.
„Schreibstil lernen“ (wenn Sie es einschalten): Einmal am Tag gehen bis zu 50 Ihrer gesendeten Mails, jede auf 600 Zeichen gekürzt, an den KI-Dienst, der daraus ein kurzes Stilprofil macht. Das Profil wird nur auf Ihrem Rechner gespeichert.
Updates: Updates und Installer lädt die App über letter-forge.com aus unserem Speicher bei der Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen) im Rechenzentrum Falkenstein, Deutschland. Dabei verarbeiten wir und Hetzner Ihre IP-Adresse, um die Dateien auszuliefern. Ein Zugriffsprotokoll führen wir für diesen Speicher nicht.

Rechtsgrundlage für Ihre Kontodaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag). Die Kandidatendaten in einer Entwurfsanfrage verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter Ihrer Agentur nach Art. 28 DSGVO. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag schicken wir Ihnen auf Anfrage an info@berlin-bird.com. Die Begrenzung der Anfragen und die Auffälligkeitsprotokolle dienen der Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Zahlungen mit Stripe

Abos und Rechnungen wickeln wir über Stripe ab, Vertragspartner ist die Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland. Stripe erhält Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Sprache und die Zahlungsdaten, die Sie direkt bei Stripe eingeben. Wir speichern nur Ihre Kundennummer bei Stripe, den Kartentyp, die letzten vier Ziffern und den Status Ihres Abos. Stripe kann Daten in die USA übermitteln. Stripe ist dafür nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und nutzt zusätzlich die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), lit. c (gesetzliche Aufbewahrung von Rechnungen, 10 Jahre nach § 147 AO und § 257 HGB) und lit. f (Schutz vor Betrug).

5. KI-Dienst

Die Entwürfe schreibt ein Sprachmodell von OpenAI über die Programmierschnittstelle (API). Unser Vertragspartner ist die OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, Irland. OpenAI verarbeitet die Anfragen in unserem Auftrag; mit OpenAI haben wir dafür einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum) geschlossen. OpenAI Ireland kann die Anfragen an verbundene Unternehmen und Unterauftragnehmer außerhalb der EU geben, vor allem an die OpenAI OpCo, LLC in den USA. Grundlage dafür sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Was OpenAI bekommt, steht in 3.2. Anfragen über die API nutzt OpenAI nicht, um seine Modelle zu trainieren. Für die Schnittstelle, die wir nutzen, legt OpenAI keine Gesprächsverläufe zur späteren Verwendung ab. Zur Erkennung von Missbrauch bewahrt OpenAI Anfragen und Antworten aber bis zu 30 Tage auf, länger nur, wenn das Gesetz es verlangt oder es nötig ist, um Schaden abzuwenden. Danach werden sie gelöscht.

Wir selbst bewerten, sortieren oder filtern keine Kandidaten, und wir trainieren mit Ihren Daten keine KI-Modelle.

6. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Daten erhalten nur diese Dienstleister, jeweils in unserem Auftrag oder für den genannten Zweck:

GoDaddy (Host Europe GmbH) als Hosting-Anbieter: Server, Mailversand, Matomo und Sicherungskopien, Rechenzentrum in der EU (siehe 2.1 und 2.10)
Hetzner Online GmbH: Speicher für Installer und Updates in Deutschland (siehe 3.2)
OpenAI Ireland Ltd.: KI-Dienst (siehe 5)
Stripe Payments Europe, Ltd.: Zahlungen (siehe 4)

In Länder außerhalb der EU können Daten nur so gelangen:

OpenAI: an verbundene Unternehmen in den USA, auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (siehe 5)
Stripe: an Stripe in den USA, auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und von Standardvertragsklauseln (siehe 4)
GoDaddy: Die Daten bleiben im Rechenzentrum in der EU. Soweit Unternehmen der GoDaddy-Gruppe in den USA für Betrieb und Support darauf zugreifen, sind sie nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; außerdem gelten die Standardvertragsklauseln aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag von GoDaddy.

7. Speicherdauer im Überblick

Daten	Dauer
Kundenkonto	bis Sie es löschen
Browser-Sitzung (IP-Adresse, Browserkennung)	bis sie abläuft (120 Minuten ohne Aktivität)
Bestätigungslinks	60 Minuten (Konto), 7 Tage (Warteliste)
Warteliste, nicht bestätigt	30 Tage
Warteliste, bestätigt	3 Monate nach dem Start
Kontaktnachrichten	6 Monate nach Erledigung
Protokolle der KI-Nutzung	13 Monate; nach einer Kontolöschung ohne Bezug zu Ihrer Person
Auffälligkeiten beim KI-Dienst	90 Tage; bei Kontolöschung sofort
Qualitätskennzahl	13 Monate; bei Kontolöschung sofort
Versandmeldungen der App	13 Monate; bei Kontolöschung sofort
Abgemeldete Rechner	30 Tage nach der Abmeldung
Gebuchte Termine	30 Tage nach dem Termin
Server-Logs	so lange, wie für Betrieb und Sicherheit nötig; der Server löscht alte Logdateien automatisch
Fehlerprotokoll der Anwendung	14 Tage
Fehlerarten und Fehlerberichte der App	90 Tage nach dem letzten Auftreten
Matomo, einzelne Besuche	6 Monate
Sicherungskopien	bis sie nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist automatisch überschrieben werden
Bei OpenAI (Missbrauchserkennung)	bis zu 30 Tage
Rechnungen	10 Jahre
IP-Hash für den Spam-Schutz	höchstens 1 Stunde

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf unserem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21). Eine Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg.

Daten auf Ihrem Rechner (Kandidaten, Mails, Notizen) verwalten und löschen Sie selbst in der App. Einzelne Kandidaten können Sie dort exportieren und löschen.

9. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich LetterForge oder die Rechtslage ändert. Die aktuelle Fassung steht immer auf dieser Seite, mit Datum und Versionsnummer oben.